漫談地產(貸款)系列之二十七  簡介公證代書 (上)

開利地產負責人 李秉信

美國的房地產交易是非常複雜的， 牽扯和介入的角色實在是很多。 舉個例子， 光是個單純的買賣， 參與的角色就有買方， 買方經紀人， 賣方， 賣方經紀人， 貸方， 貸方經紀人， 檢查公司， 殺蟲修理公司， 估價人， 產權公司， 公證公司， 保險公司， 房屋修理保證公司， 貸款產權公司…等等。 在這個交易中， 每個人都必須嚴守際份， 不可以有所偏頗。 然而， 這又是牽扯到一個公平正義的原則， 到底要找誰執行， 以及怎麼操作和執行， 才能讓每個角色都覺得是被公平對待的。

     於是， 在地產法的規範下，在地產界有一個公證代書的行業產生。在美國從事房地產的交易中， 一定要有一個公正角色出現。不論在買賣和貸款，只要是牽涉到產權移轉， 融資貸款， 私人借貸， 或是第二順位， 第三順位抵押， 都一定會和公證代書有關， 就是當事人的一方必須開一個公證代書戶口。 他所扮演的角色是一個第三者， 和公正人的立場。 大多數人對於買賣和借貸的基本常識都很俱足。 但是對於公證代書的角色比較陌生。 在本文中，筆者將對公證代書角色和職責作一個詳細介紹。

    首先， 這是個最基本的問題，到底什麼是公證代書﹖在每一個交易開始啟動的時候， 通常是賣方， 很少的時候是買方， 會設立一個公證代書户頭。 它是一個獨立的，但又和每一個參與角色密切對話的窗口﹐作用在保障交易的各方都能被公平對待， 以及在交易結束時， 每一個角色都可以取得應有的報酬。其中端倪有公證代書的告知條文就可以窺其巧妙。 首先它表明了本戶口只是個獨立和各方都沒有利益輸送的角色。 它的職責， 只是確保交易参與的每個角色， 都按照契約執行權利和益務。 任何的糾紛， 公證代書不參與裁判， 買賣雙方應把糾紛交與仲裁單位， 或是法院來裁判對錯和責任的歸屬。

    按照一般買賣契約的制式條款，在你開始執行買屋的合約的時候﹐公證代書即行設立。公證代書的職責非常瑣碎和繁複。 但是在公說代書條款中，也把公證代書角色釐的非常清楚。除了負責保管所有與購屋有關的款項、指示及文件。其他所有此買屋的涉及的來往交涉事情﹐條款的增加與對價是否相對， 交易價格是不是合理， 以及各式各樣的付款方式， 賣方的現狀告知書…等，都和公證代書無關。甚至更細微條款例如﹕買方及賣方必須雙方決定什麼設備或私人財物需包括在交易裏面，也 都和代書無関。同樣地﹐貸款也是買方或貸方雙方的談判。你的房屋經紀﹐可以在這些非公證代書的事務上﹐予以協助。在北加州﹐公證代書通常是由公證公司提供的。

    開設公證代書的戶口以後，公證代書程序只是按照買賣雙方簽訂的契約作業的。 一步也不多， 一個細節也不少。簡單的說， 公證代書只是一個聽命行事的角色，代書自己千萬別作主導的角色， 否則會惹糾紛。此外，公證代書最主要工作是負責保存所有與買屋有關的款項、指示的文件﹐包括你的訂金﹐貸款者的貸款﹐以及新貸款的文件等。公證代書專員根據你買屋的協議及貸款的要求行事。公證代書專員可以保證檢查報告已經完成﹐及根據買屋協議，要求製作工程的帳單等。在交易結束之際， 將款項匯給所有的承包商。其他公證代書的事務﹐包括危險保險﹐屋契保險及賣方給你的轉讓契約。公證代書在指示 ( 要求) 未完滿完成之前﹐結算完結﹔所有各方都需要簽署契代管的文件。

   開設公證代書是由你的房屋經紀， 徵詢你個人的意見及喜好以後，會為您在公證行開設公證代書。在開始執行你的買賣合約開始﹐你的經紀會將買方的頭款，存入你的公證代書中的公證代書戶口，或者房屋經紀的信託戶口。所以買方想知道買方的款項該匯去什麼戶頭， 最簡單的方式就是依照你的買屋合約﹐在條約上通常都有陳述明白， 如何將你存放款項的書面證明，經由您本地的銀行﹐將您的款項存入公證代書或信託戶口內。當代書收到你的訂金款項時， 一定會買上開出一張收款收據， 交由買賣雙方保管為憑。並且登記在公證代書的信託賬户裡。

     美國在經過九一一恐怖攻擊以後， 對於查核恐怖分子身份， 以及來路不明的款項， 甚至涉及的洗錢動機及方式， 非常嚴格。 房地產買賣中最容易涉及外國人洗錢， 因此， 地產買賣中大筆資金的流動， 是查核恐怖分子最佳的資料。 根據美國最新反恐法案， 物業買賣雙方兩造的資料， 都是被列入查核的關鍵資料。 身為買賣雙方公正人的代書， 就承擔要求買賣雙方提供資料的責任，第一線監督的責任。 必填的資料，的 包括雙方都要填一份身份的證明﹐那是必要的文件。因為有很多人有同樣的姓名。 內容包含身份證明，出生日期、社會安全證號碼等﹐用以認別反恐資料庫中的特定某人。以及過去十年的居住地址， 工作紀錄等等。這些資料都是過去十年間機動性的資料， 依法須要如實填寫。

   這是買賣雙方常在問的問題， 到底公證代書時間有多長﹖須時多久？一般而言，公證代書的時間﹐由買屋協議的條件決定﹐由數天至數月不等。 若是現金交易， 只要買賣双方經紀人經驗豐富， 能夠及時準備文件， 所有的告知書， 以及能夠在時限內配合的檢查公司， 殺蟲公司， 修理公司完成條約的規定， 公證代書的時間就可以縮短了許多。 筆者常在作七至十天的快速公證代書， 及快速交屋。其中的過程， 充滿了挑戰性。雖然代書及交屋都極快化， 但是每一個步驟卻不可少， 每份文件都須簽署。 其中最重要的是買賣雙方經紀人的經驗， 以及彼此的配合度是否有默契。否則快速代書會讓雙方承受極大壓力， 一不小心就得公證代書延期。通常公證代書平均時間為三十至四十五日。